Die Personalakte führt der Partner als Arbeitgeber. Die Zentrale sieht keine Personalakten der Teams. Mitarbeitende sehen ihre eigene Akte zum Lesen unter „Meine Personalakte“ im Profil.
Akte öffnen
Öffne die Partnerakte: im Browser „Menü“ → „Profil & Einstellungen“ → Karte „Partnerakte“, in der App „Menü“ → „Partnerakte“.
Wähle unter „Alle Standorte“ den Standort und unter „Team am Standort“ die Person. Alternativ findest du alle über die Karte „Personalliste“.
Die Akte ist eine lange Seite mit Karten: Standorte, Urlaubskonto, Arbeitszeitkonto, Arbeitszeitmodell, Home Office, Vergütung, Checkliste, Ausrüstung, Personalfragebogen, weitere Angaben, Qualifikationen, Entwicklung, Lohnvorschau, Stammdaten und „Unterlagen zur Person“.
Stammdaten pflegen
Im Stammdatenformular stehen die Blöcke „Beschäftigung“ (Position, Wochenstunden, Urlaubstage pro Jahr, Eintritt, Probezeit, Befristung, Austritt), „Person“, „Im Notfall erreichbar“ und „Für die Lohnabrechnung“ (Personalnummer, Lohnart, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, IBAN). Gespeichert wird mit „Speichern“. Hat jemand die Akte zwischendurch geändert, lädst du sie mit „Neu laden“ neu.
Unterlage hochladen
Tippe in der Akte auf „Unterlage erfassen“.
Trag „Titel“ ein und wähle die „Art“, zum Beispiel „Arbeitsvertrag“. Gib bei Bedarf „Gültig bis“ und „Unterschrieben am“ an.
Wähle unter „Datei (PDF oder Foto)“ die Datei (bis 20 MB).
Setz den Haken bei „Nur für den Arbeitgeber“, wenn die Person die Unterlage nicht sehen soll, und tippe auf „Speichern“.
- Im Browser
- Datei und Angaben in einem Schritt.
- In der App
- Erst die Unterlage mit Titel und Art anlegen, dann die Datei mit „Datei (PDF oder Foto)“ oder „Foto aufnehmen“ anhängen.
Checklisten für Eintritt, Probezeit und Austritt
Sobald in der Akte ein Eintritt, ein Probezeitende oder ein Austritt steht, erzeugt Symiko die passende „Checkliste“ mit Fälligkeiten. Du kannst alle Punkte abhaken, die Person nur ihre eigenen. Die Vorlagen dafür pflegt die Zentrale unter „Zentrale öffnen“ → „Dienstpläne“ → „Checklisten für Eintritt und Austritt“.
Austritt und Zugang sperren
Trägst du ein „Austritt“-Datum ein, endet der Zugang zu Symiko an diesem Tag; die Akte zeigt „Zugang endet am …“. Sofort sperren kannst du mit „Zugang sperren“, wieder öffnen mit „Zugang freigeben“.