Temperaturlisten am Kühlschrank, ein Reinigungsplan im Büro, Lieferscheine in einer Kiste: So sieht die HACCP-Dokumentation in vielen Küchen aus. Solange niemand fragt, reicht das. Wenn die Lebensmittelüberwachung im Laden steht, zeigt sich, ob die Einträge vollständig, lesbar und nachvollziehbar sind.
In diesem Ratgeber geht es darum, was das Recht tatsächlich verlangt, welche Aufzeichnungen sich in der Gastronomie bewährt haben und worauf ihr achten solltet, wenn ihr von Papier auf eine digitale Lösung umsteigt. Zwei Vorlagen zum Ausdrucken gibt es dazu.
Die Rechtsgrundlage: Artikel 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004
Die Pflicht zu HACCP steht nicht in einem deutschen Gaststättengesetz, sondern im EU-Hygienerecht. Artikel 5 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 verlangt von Lebensmittelunternehmern, ein oder mehrere ständige Verfahren einzurichten, durchzuführen und aufrechtzuerhalten, die auf den HACCP-Grundsätzen beruhen. Das gilt für alle Stufen nach der Primärproduktion – also auch für Restaurants, Cafés, Bäckereien mit Gastronomie, Imbisse und die Systemgastronomie.
Artikel 5 Absatz 2 nennt sieben Grundsätze. In der Küche übersetzt heißt das:
- Gefahren ermitteln, die vermieden, ausgeschaltet oder auf ein akzeptables Maß reduziert werden müssen – zum Beispiel Keimvermehrung in ungekühlter Ware.
- Kritische Kontrollpunkte bestimmen, also die Prozessschritte, an denen eine Kontrolle notwendig ist – etwa Kühlen, Erhitzen oder Heißhalten.
- Grenzwerte für diese Punkte festlegen.
- Wirksame Verfahren zur Überwachung festlegen und durchführen – zum Beispiel Messen und Eintragen.
- Korrekturmaßnahmen festlegen für den Fall, dass ein Punkt nicht unter Kontrolle ist.
- Regelmäßige Verifizierung festlegen: Funktioniert das System so, wie es soll?
- Dokumente und Aufzeichnungen erstellen, die der Art und Größe des Betriebs angemessen sind.
Der siebte Punkt ist der, um den es in diesem Ratgeber geht. Wichtig ist das Wort „angemessen“: Die Verordnung schreibt kein Formular und keine Software vor. Sie verlangt Aufzeichnungen, mit denen ihr nachweisen könnt, dass ihr die Punkte eins bis sechs einhaltet. Nach Artikel 5 Absatz 4 müsst ihr diesen Nachweis gegenüber der zuständigen Behörde in der Form erbringen, die sie unter Berücksichtigung von Art und Größe eures Betriebs verlangt. Die Dokumente, die euer Verfahren beschreiben, müssen jederzeit aktuell sein, und die übrigen Aufzeichnungen sind während eines angemessenen Zeitraums aufzubewahren.
Eine feste Aufbewahrungsfrist nennt Artikel 5 nicht. Fragt im Zweifel bei eurer Lebensmittelüberwachung nach, welchen Zeitraum sie erwartet, und haltet diese Antwort fest.
Flexibilität für kleine Betriebe – aber kein Freibrief
Die EU-Kommission hat 2022 eine Bekanntmachung zur Umsetzung von Lebensmittelsicherheitsmanagementsystemen veröffentlicht (2022/C 355/01). Sie erklärt, wie gute Hygienepraxis und HACCP-gestützte Verfahren zusammenspielen, und betont die Flexibilität je nach Tätigkeit und Größe des Betriebs. Für ein kleines Café mit wenigen Produkten sieht ein angemessenes System also anders aus als für eine Großküche.
Flexibilität heißt aber nicht, dass gar nichts aufgeschrieben werden muss. Sie betrifft vor allem Umfang und Form. Die Grundpflichten aus Anhang II der Verordnung – saubere Betriebsstätten, Reinigung der Ausrüstung, Kühlkette, Schulung – gelten für alle. Welche Aufzeichnungen bei euch genügen, legt ihr in eurem eigenen Konzept fest und stimmt es im Zweifel mit der Behörde ab.
Welche Aufzeichnungen sich in der Gastronomie bewährt haben
Die folgende Übersicht ist keine abschließende Pflichtliste, sondern zeigt, welche Nachweise in Gastronomiebetrieben üblich sind und woraus sie sich ableiten. Was davon bei euch nötig ist, ergibt sich aus eurer Gefahrenanalyse.
| Aufzeichnung | Worum es geht | Bezug |
|---|---|---|
| Temperaturliste Kühlung und Tiefkühlung | Messwert, Uhrzeit, Kürzel, Maßnahme bei Abweichung | Art. 5 Abs. 2 VO 852/2004; Anhang II Kap. IX Nr. 5 (Kühlkette) |
| Wareneingangskontrolle | Lieferant, Temperatur, Zustand, Haltbarkeit, ggf. Charge | Art. 18 Abs. 2 VO 178/2002 (Rückverfolgbarkeit); eigenes HACCP-Konzept |
| Reinigungs- und Desinfektionsplan | Was, womit, wie oft, wer – und ob es erledigt ist | Anhang II Kap. I Nr. 1 und Kap. V Nr. 1 VO 852/2004 |
| Kerntemperaturen beim Erhitzen, Heißhalten, Abkühlen | Wo das eure kritischen Kontrollpunkte sind | Art. 5 Abs. 2 VO 852/2004 |
| Korrekturmaßnahmen | Was bei einer Abweichung getan wurde | Art. 5 Abs. 2 Buchst. e VO 852/2004 |
| Schulungen und Belehrungen | Wer wann geschult bzw. belehrt wurde | Anhang II Kap. XII VO 852/2004; § 4 LMHV; § 43 IfSG |
Temperaturen: Woher kommen die Sollwerte?
Anhang II Kapitel IX Nummer 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 verbietet, Lebensmittel, die das Wachstum krankheitserregender Keime oder die Bildung von Giftstoffen fördern können, bei Temperaturen aufzubewahren, die die Gesundheit gefährden könnten. Die Kühlkette darf nicht unterbrochen werden. Kurze Abweichungen sind erlaubt, wenn sie aus praktischen Gründen beim Zubereiten, Befördern, Lagern, Anbieten oder Servieren nötig sind und die Gesundheit dadurch nicht gefährdet wird.
Eine einzige Gradzahl für „den Kühlschrank“ steht dort nicht. Eure Sollwerte ergeben sich aus den Angaben der Hersteller und Lieferanten auf Etikett und Lieferschein, aus speziellen Vorschriften für einzelne Warengruppen und aus eurem eigenen HACCP-Konzept. Ein Beispiel für eine feste Vorgabe: Für tiefgefrorene Lebensmittel im Sinne der Verordnung über tiefgefrorene Lebensmittel muss die Temperatur nach § 2 TLMV an allen Punkten des Erzeugnisses ständig bei −18 °C oder tiefer liegen; kurze Abweichungen nach oben sind dort eng begrenzt geregelt.
Tragt in jede Temperaturliste den Sollbereich ein, der für das jeweilige Gerät und die darin gelagerte Ware gilt. Ohne Sollwert kann niemand erkennen, ob ein Messwert eine Abweichung ist.
Genauso wichtig wie der Messwert ist, was bei einer Abweichung passiert. Notiert die Sofortmaßnahme (zum Beispiel Ware umlagern, Gerät prüfen lassen, Ware bewerten oder entsorgen), wer entschieden hat und ob das Problem danach behoben war. Genau das verlangt Grundsatz e) mit den Korrekturmaßnahmen.
Schulung und Belehrung gehören dazu
Nach Anhang II Kapitel XII der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 müsst ihr sicherstellen, dass Beschäftigte, die mit Lebensmitteln umgehen, entsprechend ihrer Tätigkeit überwacht und in Lebensmittelhygiene unterwiesen oder geschult werden. Wer das HACCP-Verfahren entwickelt und anwendet, muss in der Anwendung der HACCP-Grundsätze angemessen geschult sein. In Deutschland ergänzt § 4 der Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV) das für Personen, die leicht verderbliche Lebensmittel herstellen, behandeln oder in den Verkehr bringen: Sie brauchen Fachkenntnisse auf den Gebieten aus Anlage 1 der LMHV, und der Nachweis ist auf Verlangen der Behörde zu erbringen.
Davon zu unterscheiden ist die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz. Wer bestimmte Tätigkeiten mit Lebensmitteln erstmals gewerbsmäßig ausübt, braucht nach § 43 Absatz 1 IfSG eine Bescheinigung des Gesundheitsamts über die Belehrung, die bei Aufnahme der Tätigkeit nicht älter als drei Monate ist. Danach belehrt der Arbeitgeber nach Aufnahme der Tätigkeit und im Weiteren alle zwei Jahre, und die Teilnahme ist zu dokumentieren (§ 43 Absatz 4 IfSG). Bescheinigung und letzte Belehrungsdokumentation bewahrt der Arbeitgeber auf (§ 43 Absatz 5 IfSG).
Woran die Kontrolle eine gute Aufzeichnung erkennt
Ob Papier oder App: Eine Aufzeichnung überzeugt, wenn sie zeitnah entsteht, vollständig ist und nicht nachträglich „schön gemacht“ wurde. In der Praxis haben sich diese Regeln bewährt:
- Eintrag direkt bei der Messung, mit Datum, Uhrzeit und Kürzel der Person – nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis.
- Sollbereich steht auf jeder Liste, damit Abweichungen sofort auffallen.
- Zu jeder Abweichung gehört eine Maßnahme. Ein Wert außerhalb des Sollbereichs ohne Maßnahme ist das häufigste Problem.
- Korrekturen bleiben sichtbar: durchstreichen statt überschreiben, auf Papier wie digital. Tipp-Ex oder gelöschte Einträge machen eine Liste unglaubwürdig.
- Lücken werden nicht nachgetragen, als wäre gemessen worden. Ein ehrliches „nicht gemessen, Grund …“ ist besser als eine erfundene Zahl.
- Die Schichtleitung schaut regelmäßig drüber und zeichnet ab – das ist zugleich ein Teil der Verifizierung nach Grundsatz f).
Vorlagen zum Ausdrucken
Wer mit Papier startet oder eine Rückfallebene für Netzausfälle braucht, kann diese beiden Vorlagen verwenden. Passt Geräte, Sollbereiche und Reinigungsmittel an euren Betrieb und euer HACCP-Konzept an.
HACCP-Temperaturliste Kühlung (PDF, A4)Tabelle mit Datum, Uhrzeit, Gerät, Soll, Ist, Maßnahme und Kürzel – für einen Monat je Gerät oder mehrere Geräte pro Blatt.Reinigungs- und Desinfektionsplan (PDF, A4)Plan mit Bereich, Was, Womit, Wie, Wie oft und Wer, dazu eine Abhakleiste für die Woche.Von Papier zu digital: worauf ihr achten solltet
Rechtlich ist die digitale HACCP-Dokumentation so zulässig wie Papier – entscheidend ist, dass ihr den Nachweis in der Form erbringen könnt, die eure Behörde verlangt. Eine App lohnt sich vor allem, wenn mehrere Personen eintragen, wenn es mehrere Standorte gibt oder wenn Abweichungen bisher untergegangen sind. Achtet bei der Auswahl auf diese Punkte:
- Unveränderliche Einträge: Eine Korrektur ist ein neuer Eintrag mit Begründung, der alte Wert bleibt sichtbar.
- Abweichung erzwingt Maßnahme: Liegt ein Wert außerhalb des Sollbereichs, muss die App nach Sofortmaßnahme und Verantwortlichem fragen.
- Erinnerungen an fällige Kontrollen, damit keine Lücken entstehen.
- Funktioniert ohne Netz: Im Kühlhaus ist der Empfang oft schlecht.
- Bericht für die Kontrolle: ein Zeitraum auf Knopfdruck, lesbar ohne eigenes Konto der Behörde.
- Rollen und Datenschutz: Wer sieht was? Die Zentrale braucht nicht jeden Namen, um Lücken zu erkennen.
In Symiko funktioniert die HACCP-App so: Das Team erfasst Temperaturen je Zeitfenster mit Uhrzeit und Kürzel, Wareneingänge mit Lieferschein-Foto, Temperatur, Mindesthaltbarkeit und Charge, und hakt den Reinigungsplan ab. Ein Wert außerhalb des Sollbereichs wird sofort zur Abweichung mit Sofortmaßnahme, Ursache, Korrektur und Wirksamkeitsprüfung. Einträge werden nicht überschrieben; eine Korrektur ist ein eigener Eintrag mit Begründung. Für die Kontrolle stellt ihr einen Zeitraum als Prüfbericht zusammen – als PDF oder als Link mit QR-Code und sechsstelligem Zugangscode, 72 Stunden gültig.
Eine App ersetzt euer HACCP-Konzept nicht. Gefahrenanalyse, kritische Kontrollpunkte und Grenzwerte legt ihr selbst fest; die Software hilft, die Eigenkontrollen daraus im Alltag zu erledigen und zu belegen.
Kurz-Checkliste für eure HACCP-Dokumentation
- Gibt es ein schriftliches HACCP-Konzept mit Gefahrenanalyse, kritischen Kontrollpunkten und Grenzwerten – und ist es aktuell?
- Hat jede Temperaturliste einen Sollbereich, und gibt es zu jeder Abweichung eine Maßnahme?
- Werden Wareneingänge mit Lieferant und Zustand festgehalten?
- Ist der Reinigungsplan konkret (was, womit, wie oft, wer) und wird er abgehakt?
- Sind Schulungen und Belehrungen je Person dokumentiert, und ist die nächste Belehrung terminiert?
- Wisst ihr, wie lange ihr Aufzeichnungen aufbewahrt, und findet ihr einen bestimmten Monat in fünf Minuten wieder?
- Prüft jemand regelmäßig, ob das System funktioniert – und ändert das Konzept, wenn sich Produkte oder Abläufe ändern?
Wenn ihr Produkte, Herstellungsprozess oder Abläufe ändert, verlangt Artikel 5 Absatz 2 ausdrücklich, das Verfahren zu überprüfen und anzupassen. Eine neue Speisekarte ist also auch ein guter Anlass, die Dokumentation anzuschauen.
Häufige Fragen
Ist HACCP für jedes Restaurant Pflicht?
Ja, Artikel 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 gilt für Lebensmittelunternehmer nach der Primärproduktion, also auch für Gastronomiebetriebe. Umfang und Form dürfen sich nach Art und Größe des Betriebs richten.
Wie lange muss ich HACCP-Aufzeichnungen aufbewahren?
Die Verordnung spricht von einem angemessenen Zeitraum und nennt keine feste Frist. Fragt bei eurer Lebensmittelüberwachung nach, welchen Zeitraum sie erwartet, und haltet euch daran.
Darf ich die HACCP-Dokumentation digital führen?
Ja. Die Verordnung schreibt keine Form vor. Entscheidend ist, dass ihr den Nachweis in der Form erbringen könnt, die die Behörde verlangt, und dass Einträge zeitnah, vollständig und nachvollziehbar sind.
Welche Temperatur muss mein Kühlschrank haben?
Eine Einheitszahl für alle Kühlschränke steht nicht in der Verordnung. Maßgeblich sind die Angaben von Hersteller und Lieferant, Sondervorschriften für einzelne Waren und euer HACCP-Konzept. Für tiefgefrorene Lebensmittel gilt nach § 2 TLMV −18 °C oder tiefer.
Was ist der Unterschied zwischen Hygieneschulung und IfSG-Belehrung?
Die Hygieneschulung nach Anhang II Kapitel XII der Verordnung und § 4 LMHV vermittelt Fachwissen zur Lebensmittelhygiene. Die Belehrung nach § 43 IfSG betrifft Tätigkeitsverbote bei bestimmten Krankheiten; der Arbeitgeber wiederholt sie alle zwei Jahre und dokumentiert die Teilnahme.
Quellen
- Verordnung (EG) Nr. 852/2004 über Lebensmittelhygiene (konsolidierte Fassung), Art. 5 und Anhang II – abgerufen am 1. Oktober 2026
- Bekanntmachung der Kommission 2022/C 355/01 zur Umsetzung von Lebensmittelsicherheitsmanagementsystemen – abgerufen am 1. Oktober 2026
- Verordnung (EG) Nr. 178/2002, Art. 18 (Rückverfolgbarkeit) – abgerufen am 1. Oktober 2026
- Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV), § 4 Schulung – abgerufen am 1. Oktober 2026
- Infektionsschutzgesetz (IfSG), § 43 Belehrung, Bescheinigung des Gesundheitsamtes – abgerufen am 1. Oktober 2026
- Verordnung über tiefgefrorene Lebensmittel (TLMV), § 2 – abgerufen am 1. Oktober 2026
Kein Rechtsrat – Stand 1. Oktober 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Gesetze und Grenzwerte können sich ändern; maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung.