Lange galt in Deutschland: Aufschreiben muss man nur Überstunden und die Zeiten von Minijobs und bestimmten Branchen. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist klar, dass das nicht reicht. Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten grundsätzlich vollständig erfassen.
Was genau verlangt wird, was (noch) nicht, welche Regeln in der Gastronomie schon länger gelten und wie ihr die Erfassung praktisch organisiert, erklärt dieser Ratgeber.
Der Beschluss: BAG, 13. September 2022, 1 ABR 22/21
Eigentlich ging es in dem Verfahren um eine andere Frage. Der Betriebsrat einer vollstationären Wohneinrichtung wollte die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung über die Einigungsstelle durchsetzen. Das Bundesarbeitsgericht lehnte das ab – mit einer Begründung, die alle Arbeitgeber betrifft: Der Arbeitgeber ist schon nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Weil diese Pflicht bereits gesetzlich besteht, kann der Betriebsrat ihre Einführung nicht erzwingen (Pressemitteilung 35/22).
§ 3 Absatz 2 Nummer 1 ArbSchG verpflichtet den Arbeitgeber, für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen. Das Gericht legt diese Vorschrift im Licht des Urteils des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18) aus. Danach müssen Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten, mit dem die geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.
Was erfasst werden muss
Nach den Gründen des Beschlusses umfasst die Pflicht Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden. Es reicht nicht, ein System nur bereitzustellen: Die Zeiten müssen tatsächlich aufgezeichnet werden.
- Beginn der Arbeitszeit, für jeden Arbeitstag
- Ende der Arbeitszeit, für jeden Arbeitstag
- Dauer der täglichen Arbeitszeit (ohne Ruhepausen)
- für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, nicht nur für Minijobs oder Überstunden
Der Beschluss spricht von allen im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmern im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes. Zu leitenden Angestellten, für die das Arbeitszeitgesetz nach § 18 nicht gilt, trifft er keine ausdrückliche Aussage – solche Fälle solltet ihr einzeln klären. Eine Ausnahme für kleine Betriebe enthält der Beschluss nicht; das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) sagt in seinen Antworten zur Arbeitszeiterfassung, die Pflicht sei laut BAG bereits geltendes Recht.
Papier, Excel oder App? Die Form ist (noch) frei
Das Gericht schreibt keine bestimmte Form vor. Solange der Gesetzgeber nichts Genaueres regelt, haben Arbeitgeber einen Spielraum, wie sie erfassen. Je nach Tätigkeit und Betrieb kann auch eine Aufzeichnung in Papierform genügen. Das BMAS formuliert es so: Derzeit besteht keine Formvorschrift, die Aufzeichnung kann auch handschriftlich erfolgen.
Auch die Aufzeichnung selbst darf nach dem Beschluss an die Beschäftigten delegiert werden – etwa durch Stempeln am eigenen Handy oder einen Stundenzettel. Verantwortlich bleibt aber der Arbeitgeber: Er muss dafür sorgen, dass tatsächlich erfasst wird, und die Angaben kontrollieren können.
Gibt es einen Betriebsrat, kann er nach dem Beschluss das „Ob“ der Erfassung nicht über die Einigungsstelle erzwingen, wohl aber bei der Ausgestaltung mitbestimmen (§ 87 Absatz 1 Nummer 7 BetrVG). Bezieht ihn deshalb frühzeitig ein.
Die Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag vereinbart, die Pflicht als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz zu regeln (so das BMAS). Stand dieses Artikels ist dazu kein Gesetz in Kraft. Wer jetzt neu einführt, ist mit einer elektronischen Lösung auf der sicheren Seite, falls die Form später vorgeschrieben wird.
Und die Vertrauensarbeitszeit?
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Sie bedeutet, dass Beschäftigte selbst über die Lage ihrer Arbeitszeit entscheiden. Nach Auffassung des BMAS steht eine Dokumentation der Arbeitszeit einer solchen Vereinbarung nicht im Wege. Mit anderen Worten: Ihr könnt auf feste Anfangszeiten verzichten, nicht aber auf das Aufschreiben.
Gastronomie und Minijobs: Hier galt die Pflicht schon vorher
Für viele Gastronomiebetriebe ist die Aufzeichnung nichts Neues. Nach § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit schon seit Jahren aufzeichnen für
- geringfügig Beschäftigte nach § 8 Absatz 1 SGB IV (Minijobs; Ausnahme: Minijobs in Privathaushalten) und
- alle Beschäftigten in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – dazu gehört ausdrücklich das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe.
Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Tag der Arbeitsleistung vorliegen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Für Beschäftigte mit höherem regelmäßigem Monatsverdienst und für im Betrieb mitarbeitende enge Familienangehörige gibt es Erleichterungen nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV); die Voraussetzungen dafür müssen aber selbst belegt werden.
Zusätzlich verlangt § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz seit jeher, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Verstöße dagegen sind nach § 22 ArbZG bußgeldbewehrt.
Die Pflichten im Überblick
| Grundlage | Wen betrifft es | Was | Frist / Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG, 1 ABR 22/21) | alle Arbeitnehmer (zu leitenden Angestellten keine ausdrückliche Aussage) | Beginn, Ende, Dauer der täglichen Arbeitszeit | keine gesetzliche Frist genannt |
| § 17 Abs. 1 MiLoG | Minijobs; alle Beschäftigten im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe | Beginn, Ende, Dauer der täglichen Arbeitszeit | bis Ende des 7. Kalendertags nach dem Arbeitstag; mindestens 2 Jahre |
| § 16 Abs. 2 ArbZG | alle Arbeitnehmer | Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich | mindestens 2 Jahre |
So setzt ihr die Erfassung im Betrieb um
- Bestand aufnehmen: Wer erfasst heute wie? Gibt es Gruppen, für die gar nichts aufgeschrieben wird – etwa Vollzeitkräfte in der Verwaltung?
- Verfahren festlegen: Stempeln am Handy, Terminal oder Stundenzettel. Wichtig ist, dass Beginn, Ende und Pausen am selben Tag festgehalten werden.
- Regeln für Korrekturen: Wer darf eine falsche Buchung ändern, und wie wird die Begründung festgehalten? Nachträgliche Änderungen ohne Spur sind das größte Glaubwürdigkeitsproblem.
- Kontrolle einplanen: Die Leitung prüft die Zeiten regelmäßig, mindestens vor dem Monatsabschluss, und klärt Lücken zeitnah.
- Abgleich mit dem Dienstplan: Weichen Ist-Zeiten oft vom Plan ab, ist das ein Hinweis auf Unterbesetzung oder nicht eingeplante Pausen.
- Datenschutz klären: Zeitdaten sind Beschäftigtendaten. Legt fest, wer sie sehen darf und wie lange sie gespeichert werden.
- Aufbewahrung sichern: Mindestens zwei Jahre nach MiLoG und ArbZG; für die Lohnabrechnung können längere Fristen gelten – fragt euer Steuerbüro.
Typische Fehler bei der Zeiterfassung
In der Praxis scheitert die Arbeitszeiterfassung selten am Willen, sondern an Gewohnheiten, die sich über Jahre eingeschliffen haben. Diese Fehler begegnen uns in Gastronomie und Filialbetrieben am häufigsten:
- Nur Überstunden aufschreiben: Das genügte nie für Minijobs und das Gastgewerbe und genügt seit dem BAG-Beschluss für niemanden mehr.
- Planzeiten als Istzeiten übernehmen: Wer den Dienstplan einfach kopiert, erfasst nicht die tatsächliche Arbeitszeit. Wenn jemand länger bleibt, muss das sichtbar werden.
- Pausen pauschal abziehen: Eine automatisch abgezogene halbe Stunde ist nur richtig, wenn die Pause auch genommen wurde. Sonst stimmen Dauer und Ruhepausen auf dem Papier, aber nicht in der Wirklichkeit.
- Nachträglich aus dem Gedächtnis eintragen: Am Monatsende rekonstruierte Zeiten sind ungenau und bei einer Prüfung wenig glaubwürdig. Für Minijobs und das Gastgewerbe ist die Frist von sieben Tagen ohnehin verbindlich.
- Korrekturen ohne Spur: Wenn eine Zeit geändert wird, sollte erkennbar bleiben, was vorher eingetragen war, wer geändert hat und warum.
- Keine Kontrolle: Wer die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegiert, muss trotzdem hinschauen. Unplausible Zeiten fallen nur auf, wenn jemand regelmäßig prüft.
Die meisten dieser Fehler verschwinden, wenn Erfassung, Dienstplan und Monatsabschluss in einem Ablauf zusammenhängen und Abweichungen zwischen Plan und Ist automatisch sichtbar werden.
Zeiterfassung, Dienstplan und Lohn verbinden
Am wenigsten Aufwand entsteht, wenn die Zeiterfassung nicht neben dem Dienstplan läuft, sondern mit ihm verbunden ist. In Symiko stempeln Mitarbeitende Kommen, Pause und Gehen am eigenen Handy. Korrekturen gibt es nur mit Begründung, jede Änderung bleibt nachvollziehbar. Arbeitszeitmodelle legen das Soll fest, das Arbeitszeitkonto zeigt Soll und Ist je Monat. Zum Monatsende prüft die Leitung die Zeiten, schließt den Monat ab und übergibt die Datei im DATEV-Format an das Steuerbüro; die Lohnabrechnung selbst macht weiter das Steuerbüro.
Welche Regeln für euren Betrieb im Einzelnen gelten – etwa aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung –, kann eine Software nicht entscheiden. Sie sorgt dafür, dass die Zeiten vollständig, rechtzeitig und nachvollziehbar vorliegen.
Häufige Fragen
Muss ich die Arbeitszeit aller Mitarbeitenden erfassen?
Ja, nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) grundsätzlich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer. Ob das auch leitende Angestellte betrifft, lässt der Beschluss offen.
Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?
Derzeit nicht. Das BAG hat keine Form vorgegeben, und das BMAS sagt, die Aufzeichnung könne auch handschriftlich erfolgen. Eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung ist geplant, aber Stand dieses Artikels nicht in Kraft.
Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?
Der Beschluss enthält keine Ausnahme für kleine Betriebe. In der Gastronomie besteht ohnehin schon die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG für alle Beschäftigten.
Dürfen Mitarbeitende ihre Zeiten selbst eintragen?
Ja. Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich, dass tatsächlich und richtig erfasst wird, und sollte die Angaben regelmäßig prüfen.
Wie lange muss ich Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahren?
Nach § 17 MiLoG und § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre. Für Lohnunterlagen können längere Fristen gelten; fragt dazu euer Steuerbüro.
Quellen
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 (Entscheidung mit Gründen) – abgerufen am 1. Oktober 2026
- BAG, Pressemitteilung 35/22: Einführung elektronischer Zeiterfassung – Initiativrecht des Betriebsrats – abgerufen am 1. Oktober 2026
- Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), § 3 – abgerufen am 1. Oktober 2026
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung – abgerufen am 1. Oktober 2026
- Mindestlohngesetz (MiLoG), § 17 – abgerufen am 1. Oktober 2026
- Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG), § 2a – abgerufen am 1. Oktober 2026
- Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV), § 1 – abgerufen am 1. Oktober 2026
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG), § 16 Aushang und Arbeitszeitnachweise – abgerufen am 1. Oktober 2026
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG), § 18 Nichtanwendung des Gesetzes – abgerufen am 1. Oktober 2026
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG), § 22 Bußgeldvorschriften – abgerufen am 1. Oktober 2026
- BMAS: Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz – abgerufen am 1. Oktober 2026
Kein Rechtsrat – Stand 1. Oktober 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Gesetze und Grenzwerte können sich ändern; maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung.