In der Gastronomie und im Filialgeschäft beginnt der erste Arbeitstag oft mitten im Betrieb: Die Schicht ist knapp besetzt, die neue Kollegin steht hinter dem Tresen, und erklärt wird zwischen zwei Bestellungen. Dabei entscheiden gerade die ersten Tage, ob jemand bleibt, wie schnell er sicher arbeitet und ob die Standards eures Betriebs von Anfang an sitzen.
Dieser Ratgeber führt durch die Einarbeitung in vier Etappen: was vor dem ersten Tag erledigt sein muss, was am ersten Tag passiert, wie die ersten Wochen aussehen und wie ihr die Probezeit abschließt. Dazu kommen die gesetzlichen Pflichten, die in Gastronomie und Lebensmittelhandel besonders zählen, und eine Checkliste zum Ausdrucken.
Vor dem ersten Tag: Meldungen und Nachweise
Einige Pflichten haben feste Zeitpunkte, die vor oder genau bei Arbeitsbeginn liegen. Für die Gastronomie gelten dabei strengere Regeln als für viele andere Branchen, weil das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe in mehreren Gesetzen ausdrücklich genannt ist.
- Sofortmeldung: Nach § 28a Absatz 4 SGB IV müssen Arbeitgeber im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe den Tag des Beschäftigungsbeginns spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung an die Datenstelle der Rentenversicherung melden. Diese Sofortmeldung ersetzt nicht die normale Anmeldung zur Sozialversicherung.
- Hinweis auf die Ausweispflicht: Wer im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe arbeitet, muss nach § 2a Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) einen Personalausweis, Pass oder Ersatzdokument mitführen und dem Zoll auf Verlangen vorlegen. Der Arbeitgeber muss jede beschäftigte Person vor Beginn nachweislich und schriftlich darauf hinweisen und diesen Hinweis für die Dauer der Tätigkeit aufbewahren (§ 2a Absatz 2 SchwarzArbG).
- Bescheinigung nach dem Infektionsschutzgesetz: Wer erstmals gewerbsmäßig Tätigkeiten nach § 42 Absatz 1 IfSG ausübt – etwa in Küchen von Gaststätten oder mit bestimmten Lebensmitteln –, braucht nach § 43 Absatz 1 IfSG eine Bescheinigung des Gesundheitsamts oder eines von ihm beauftragten Arztes, die bei dieser erstmaligen Tätigkeit nicht älter als drei Monate sein darf. Lasst euch die Bescheinigung vor dem ersten Einsatz vorlegen.
- Persönliche Daten: Personalfragebogen, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung frühzeitig anfordern, damit die erste Abrechnung nicht hängt.
Organisatorisch lohnt sich ebenfalls ein Vorlauf: Dienstplan für die ersten zwei Wochen mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen in denselben Schichten, Arbeitskleidung in der passenden Größe, Spind, Schlüssel und Zugänge. Wer am ersten Tag erst zwanzig Minuten auf eine Schürze wartet, merkt sich genau das.
Arbeitsbedingungen schriftlich nachweisen
Das Nachweisgesetz (NachwG) verlangt, dass ihr die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich niederlegt, unterschreibt und aushändigt. § 2 Absatz 1 NachwG staffelt die Fristen nach dem Inhalt:
| Spätestens | Angaben (Auswahl) |
|---|---|
| am ersten Tag der Arbeitsleistung | Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten, bei Schichtarbeit Schichtsystem, Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen |
| am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn | Beginn, bei Befristung Ende oder Dauer, Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Probezeit, Arbeit auf Abruf, Überstunden |
| einen Monat nach dem vereinbarten Beginn | die übrigen Angaben, etwa Urlaub, Fortbildung, Kündigungsverfahren und Hinweis auf Tarifverträge |
Für die Gastronomie ist ein Detail wichtig: § 2 Absatz 1 NachwG erlaubt grundsätzlich auch einen Nachweis in Textform, der elektronisch übermittelt wird. Diese Erleichterung gilt aber nach demselben Absatz nicht für Beschäftigte in den Wirtschaftsbereichen aus § 2a Absatz 1 SchwarzArbG – und dazu zählt das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe. Dort bleibt es beim unterschriebenen Papier. Viele Betriebe lösen das mit einem schriftlichen Arbeitsvertrag, der alle Angaben enthält. Ob euer Vertragsmuster vollständig ist, sollte eine Rechtsberatung prüfen.
Der erste Tag: Unterweisungen und Ankommen
Am ersten Tag stehen zwei Dinge nebeneinander: die Pflichtunterweisungen und das Ankommen im Team. Beides braucht Zeit, die im Dienstplan eingeplant sein sollte.
- Arbeitsschutz: Nach § 12 Absatz 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) müsst ihr Beschäftigte während der Arbeitszeit ausreichend und angemessen über Sicherheit und Gesundheitsschutz unterweisen, zugeschnitten auf ihren Arbeitsplatz. Die Unterweisung muss bei der Einstellung vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen. In der Küche gehören dazu typischerweise Messer und Maschinen, heiße Flächen und Fett, Reinigungsmittel, rutschige Böden und Fluchtwege.
- Jugendliche: Für Beschäftigte unter 18 Jahren verlangt § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz eine Unterweisung vor Beginn der Beschäftigung und eine Wiederholung mindestens halbjährlich.
- Belehrung nach § 43 Absatz 4 IfSG: Der Arbeitgeber belehrt nach Aufnahme der Tätigkeit über die Tätigkeitsverbote und die Mitteilungspflichten und wiederholt das alle zwei Jahre. Die Teilnahme ist zu dokumentieren; die Bescheinigung und die letzte Dokumentation bleiben beim Arbeitgeber (§ 43 Absatz 5 IfSG).
- Rundgang und Ansprechperson: Wo ist was, wen frage ich, wer ist heute meine feste Bezugsperson? Eine benannte Patin oder ein Pate für die ersten Wochen nimmt viel Unsicherheit.
- Zugänge: Kasse, Stempeluhr, Dienstplan-App und Chat am ersten Tag einrichten, nicht erst, wenn die erste Schicht getauscht werden soll.
Haltet jede Unterweisung mit Datum, Inhalt und Unterschrift fest. Für die Belehrung nach dem IfSG schreibt das Gesetz die Dokumentation ausdrücklich vor; bei den anderen Unterweisungen ist ein Nachweis spätestens dann wertvoll, wenn etwas passiert ist.
Hygiene: Schulung statt nur Belehrung
Die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz deckt Krankheiten und Meldepflichten ab, nicht aber die tägliche Lebensmittelhygiene. Dafür gilt § 4 Absatz 1 der Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV): Leicht verderbliche Lebensmittel dürfen nur von Personen hergestellt, behandelt oder in den Verkehr gebracht werden, die auf Grund einer Schulung nach dem EU-Hygienerecht Fachkenntnisse auf den Gebieten der Anlage 1 der LMHV haben. Ausgenommen ist unter anderem, wer ausschließlich verpackte Lebensmittel abgibt. Den Nachweis müsst ihr der Behörde auf Verlangen erbringen. Bei abgeschlossener einschlägiger Berufsausbildung wird nach § 4 Absatz 2 LMHV vermutet, dass diese Kenntnisse vorhanden sind.
Praktisch heißt das für Quereinsteiger und Aushilfen: Die Schulung muss sitzen, bevor sie mit leicht verderblichen Lebensmitteln arbeiten – also in der Regel am ersten Tag, nicht irgendwann in der ersten Woche. Händehygiene, Temperaturkontrolle, Kreuzkontamination, Reinigung und Allergene gehören dazu. Ein kurzer Test am Ende schreibt die LMHV nicht vor, zeigt euch aber, ob die Inhalte angekommen sind; haltet die Schulung in einer Übersicht fest. Wie ihr die Nachweise sauber führt, steht im Ratgeber zur HACCP-Dokumentation.
Die ersten Wochen: Einarbeitungsplan nach Stationen
Gute Einarbeitung folgt einem Plan, nicht dem Zufall der Schicht. Bewährt hat sich ein Plan nach Stationen: Jede Station hat eine kurze Beschreibung, eine Person, die sie zeigt, und einen Punkt, an dem beide abhaken, dass sie sitzt.
| Zeitraum | Schwerpunkt | Woran ihr erkennt, dass es sitzt |
|---|---|---|
| Tag 1–3 | Rundgang, Hygiene, Arbeitsschutz, Öffnen und Schließen mitlaufen | Kann Hygiene- und Sicherheitsregeln in eigenen Worten erklären |
| Woche 1 | Erste Station selbstständig, etwa Ausgabe oder Kasse | Arbeitet eine Schicht an dieser Station ohne Rückfragen |
| Woche 2–3 | Weitere Stationen, Checklisten, Temperaturkontrollen | Füllt Checklisten vollständig und richtig aus |
| Woche 4 | Erstes Feedbackgespräch | Beide Seiten wissen, was gut läuft und was noch fehlt |
| vor Ende der Probezeit | Probezeitgespräch | Entscheidung über die Übernahme ist dokumentiert |
Wichtig ist, dass jemand die Verantwortung für den Plan hat – meist die Schichtleitung oder die Patin. Ein Plan, den niemand nachhält, ist nach der ersten vollen Woche vergessen.
Probezeit sinnvoll nutzen
Wenn eine Probezeit vereinbart ist, kann das Arbeitsverhältnis nach § 622 Absatz 3 BGB während dieser Zeit, längstens für sechs Monate, mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Prüft, ob für euch ein Tarifvertrag mit eigenen Regeln gilt. Die Probezeit ist aber vor allem eine Chance, früh und offen miteinander zu sprechen.
- Gesprächstermine gleich zu Beginn festlegen, etwa nach vier Wochen und einige Wochen vor Ende der Probezeit.
- Konkret bleiben: Welche Stationen sitzen, wo gibt es Fehler, was braucht die Person noch?
- Gespräche kurz schriftlich festhalten, damit die nächste Schichtleitung weiß, woran gearbeitet wird.
- Rückmeldung in beide Richtungen einholen: Neue sehen Schwächen in der Einarbeitung oft deutlicher als das eingespielte Team.
Besonderheiten in Franchise und Filialsystem
Maßgeblich ist immer, wer im Arbeitsvertrag Arbeitgeber ist. In einer Filialkette, deren Filialen zu einem Unternehmen gehören, ist das in der Regel dieses Unternehmen – es kann die Einarbeitung für alle Filialen einheitlich vorgeben. Im Franchise ist üblicherweise der Partner am Standort Arbeitgeber. Die Zentrale kann ein Einarbeitungskonzept, Schulungsinhalte und Checklisten als Teil des Systems bereitstellen, sollte aber keine Weisungen an die Beschäftigten der Partner geben. Wie weit eure Vorgaben gehen dürfen, regelt der Franchisevertrag; mehr dazu im Ratgeber Franchise-Handbuch erstellen.
Für beide Modelle gilt: Was einheitlich sein soll – Produkt, Service, Hygiene –, gehört in ein gemeinsames Schulungsprogramm, das an jedem Standort gleich abläuft. Was am Arbeitsverhältnis hängt – Personalakte, Verträge, Meldungen –, bleibt beim jeweiligen Arbeitgeber.
Einarbeitungs-Checkliste (PDF, A4)Alle Schritte von der Sofortmeldung bis zum Probezeitgespräch zum Abhaken, mit Spalten für Datum und Kürzel und freien Zeilen für eure eigenen Stationen.So hilft Symiko
In der Franchise-Software Symiko laufen Ein- und Austritt per Checkliste. Neue Mitarbeitende füllen den Personalfragebogen selbst aus, Belehrungen und Gesundheitszeugnisse sind je Person mit Ablaufdatum hinterlegt, und eine abgelaufene Belehrung meldet die Frühwarnung. Die Academy bringt neue Leute mit Kursen, Abschlusstest und Lernpfaden für die ersten Tage an jedem Standort gleich ins Thema, und das Handbuch wird je Kapitel bestätigt. Ausgegebene Schlüssel, Kleidung oder Geräte sind mit Rückgabe beim Austritt erfasst, Probezeitgespräche laufen mit Vorlagen. Die Personalakte sieht nur der Arbeitgeber am Standort, nicht die Zentrale.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Einarbeitung in der Gastronomie?
Das hängt von Station und Vorerfahrung ab. Für einfache Stationen reichen oft wenige Schichten, für Küche oder Schichtleitung eher mehrere Wochen. Plant die ersten vier Wochen bewusst und prüft mit einem Gespräch, wo die Person steht.
Darf der Arbeitsvertrag in der Gastronomie per E-Mail verschickt werden?
Für den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nicht. Die Textform-Erleichterung in § 2 Absatz 1 NachwG gilt nicht für die Wirtschaftsbereiche aus § 2a Absatz 1 SchwarzArbG, zu denen das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe gehört. Dort ist der Nachweis schriftlich mit Unterschrift auszuhändigen.
Was ist der Unterschied zwischen Gesundheitszeugnis und Belehrung?
Umgangssprachlich heißt die Bescheinigung nach § 43 Absatz 1 IfSG oft noch Gesundheitszeugnis. Sie muss vorliegen, bevor jemand diese Tätigkeit erstmals gewerbsmäßig ausübt, und darf zu diesem Zeitpunkt nicht älter als drei Monate sein; ein allgemeines Ablaufdatum hat sie nicht. Danach belehrt der Arbeitgeber selbst nach Aufnahme der Tätigkeit und alle zwei Jahre (§ 43 Absatz 4 IfSG).
Brauchen auch Minijobber und Aushilfen eine Einarbeitung?
Ja. Arbeitsschutz-Unterweisung, Hygieneschulung und gegebenenfalls die Belehrung nach dem IfSG hängen von der Tätigkeit ab, nicht vom Umfang der Beschäftigung.
Wer ist im Franchise für die Einarbeitung verantwortlich?
Der Arbeitgeber laut Arbeitsvertrag, im Franchise also üblicherweise der Partner am Standort. Die Zentrale stellt Schulungsinhalte, Checklisten und Standards bereit, damit die Einarbeitung an allen Standorten gleich abläuft. Wie verbindlich diese Vorgaben sind, regelt der Franchisevertrag.
Quellen
- Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV), § 28a Abs. 4 – Sofortmeldung – abgerufen am 15. Oktober 2026
- Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG), § 2a – Mitführungs- und Vorlagepflicht – abgerufen am 15. Oktober 2026
- Nachweisgesetz (NachwG), § 2 – Nachweispflicht – abgerufen am 15. Oktober 2026
- Infektionsschutzgesetz (IfSG), § 42 – Tätigkeits- und Beschäftigungsverbote – abgerufen am 15. Oktober 2026
- Infektionsschutzgesetz (IfSG), § 43 – Belehrung, Bescheinigung des Gesundheitsamtes – abgerufen am 15. Oktober 2026
- Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), § 12 – Unterweisung – abgerufen am 15. Oktober 2026
- Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), § 29 – Unterweisung über Gefahren – abgerufen am 15. Oktober 2026
- Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV), § 4 – Schulung – abgerufen am 15. Oktober 2026
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 622 Abs. 3 – Kündigung in der Probezeit – abgerufen am 15. Oktober 2026
Kein Rechtsrat – Stand 15. Oktober 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Gesetze und Grenzwerte können sich ändern; maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung.