Wechselst du von einem anderen Personalverwaltungssystem oder einer Excel-Liste, musst du die Daten deiner Mitarbeitenden nicht erneut eingeben. Die exportierte Datei übernimmst du als Arbeitgeber im Browser. Die Datei bleibt dabei in deinem Browser und wird nicht hochgeladen oder gespeichert.
So übernimmst du die Daten
Öffne im Browser die Partnerakte und die Karte „Personaldaten übernehmen“.
„1. Datei“: Wähle „Mitarbeitende“ oder „Abwesenheiten“, den „Standort“ und die „Datei (CSV oder Excel .xlsx)“ – bis 5 MB.
„2. Spalten zuordnen“: Wähle für jede Spalte, welche Angabe sie enthält, oder wähle „— nicht übernehmen —“. Die Zuordnung kannst du speichern.
„3. Übernahme“: Lege fest, was bei fehlerhaften Zeilen passiert, ob vorhandene Personen aktualisiert werden, welche Rolle neue Personen bekommen und wann Resturlaub verfällt.
Tippe auf „Probelauf starten“. Dabei wird nichts gespeichert – du siehst nur, was passieren würde.
Tippe auf „… Zeilen jetzt übernehmen“ und bestätige.
Schick die Einladungen mit „… Einladungen per Mail senden“. Automatisch gehen keine E-Mails raus.
Was übernommen wird
- Personendaten wie Name, E-Mail, Personalnummer, Eintritt und Austritt, Probezeit, Befristung, Position, Wochenstunden, Urlaubsanspruch und Resturlaub, Vergütung, Anschrift, Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Notfallkontakt.
- Bei Abwesenheiten nur genehmigte – sie werden als genehmigt gespeichert, ohne Nachrichten ans Team.
- Nicht übernommen: Abteilung, Team, Vorgesetzte, Kostenstelle, eigene Zusatzfelder des bisherigen Systems, Dokumente, Gehaltshistorie. Ehemalige werden übersprungen.
Die Daten neuer Personen landen in der Akte, sobald sie die Einladung angenommen haben. Alle Läufe stehen unter „Letzte Übernahmen“; was später nicht klappte, unter „Übernahme unvollständig“ mit „Nachholen“.