Im „Erscheinungsbild“ begrüßt du neue Personen in deinem System persönlich: mit einem Willkommenstext, einem Video und einem eigenen Text für die Einladungsmail je Rolle. Alles ist freiwillig. Lässt du ein Feld leer, gilt der Standardtext.
Willkommenstext und Video hinterlegen
Öffne im Browser „Menü“ → „Einstellungen“ → „Erscheinungsbild“ und geh zum Abschnitt „Willkommen“.
Schreib deinen Text in das Feld „Willkommenstext (optional)“. Erlaubt sind bis zu 2.000 Zeichen; der Zähler unter dem Feld zeigt den Stand. Eine Leerzeile beginnt einen neuen Absatz.
Wähle bei Bedarf unter „Willkommensvideo aus der Mediathek (optional)“ ein Video. Zur Auswahl stehen die Videos eurer Mediathek. Ein neues Video lädst du vorher unter „Menü“ → „Wissen pflegen“ → „Mediathek“ hoch.
Tippe ganz unten auf „Erscheinungsbild speichern“.
Der Willkommenstext ist reiner Text. Fett, Links oder Bilder sind darin nicht möglich.
Wo der Willkommenstext erscheint und wer ihn sieht
- Auf „Start“ erscheint in App und Browser eine Karte „Willkommen bei …“ mit deinem Text und dem Video. Sie bleibt, bis die Person auf „Verstanden“ tippt.
- Die Karte sehen neue Partner, Schichtleitungen und Mitarbeitende in den ersten 60 Tagen nach ihrer Registrierung. Personen mit der Rolle Zentrale sehen sie nicht.
- Der Willkommenstext steht außerdem als eigener Absatz in jeder Einladungsmail. Das Video erscheint nur auf „Start“.
Tipp: Wie dein Text in der Mail aussieht, zeigt die „Vorschau der Einladungsmail“ weiter unten auf derselben Seite.
Einladungstext je Rolle
Geh im Erscheinungsbild zum Abschnitt „Einladungstexte“.
Wähle oben die Rolle: Partner, Partner mit mehreren Standorten, Schichtleitung, Mitarbeiter oder Zentrale. Ein Punkt hinter dem Namen zeigt, dass es für diese Rolle schon einen eigenen Text gibt.
Schreib den Text in das Feld „Eigener Text für …“. Bis zu 1.000 Zeichen sind erlaubt. Im leeren Feld steht der Standardtext als Muster.
Prüfe darunter die „Vorschau der Einladungsmail“. Wiederhole die Schritte für weitere Rollen.
Tippe auf „Erscheinungsbild speichern“. Die Texte aller Rollen werden zusammen gespeichert.
Dein Text ersetzt nur den ersten Absatz der Mail, in dem standardmäßig steht, wer dich wozu eingeladen hat. Anrede, die Erklärung „So geht's“, der Knopf „Einladung annehmen“ und die Gültigkeit der Einladung bleiben. Für Leitungsrollen folgt auch der Hinweis zur Zwei-Faktor-Anmeldung, wenn sie in deinem System Pflicht ist. Leere Felder bedeuten: Es gilt der Standardtext.
Platzhalter
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
| {name} | Name der eingeladenen Person |
| {einladender} | Name der Person, die einlädt |
| {system} | Name deines Systems |
| {rolle} | die Rolle der eingeladenen Person |
| {standort} | Name des Standorts; bei einer Einladung ohne Standort bleibt die Stelle leer |
Schreib die Platzhalter genau so, mit geschweiften Klammern. Ein Beispiel: „{einladender} freut sich, dich als {rolle} am Standort {standort} bei {system} zu begrüßen.“
Tipp: Normalerweise beginnt die Mail mit „Hallo …,“. Beginnt dein eigener Text schon mit einer Anrede wie „Hallo {name},“, „Liebe …“, „Moin“, „Servus“ oder „Guten Tag“, setzt Symiko keine zweite Anrede davor.
Vorschau nutzen
Die „Vorschau der Einladungsmail“ zeigt die Mail mit dem Text, der gerade im Feld steht – mit eurem Logo, eurer Farbe und dem Willkommenstext. Als Beispiel stehen der Name „Alex Muster“ und der Standort „Hauptstraße“ darin. Mit den Rollen oben wechselst du die Vorschau. Der Knopf in der Vorschau führt nirgendwohin.
Häufige Fragen
Gilt ein geänderter Text auch für schon verschickte Einladungen?
Eine zugestellte Mail ändert sich nicht mehr. Jede neue Mail – auch Erinnerungen und erneut gesendete Einladungen – nutzt den Text, der beim Versand gespeichert ist.
Können Partner eigene Einladungstexte festlegen?
Nein, die Texte legt die Zentrale fest. Sie gelten auch für die Einladungen, die Partner für ihr Team verschicken.